Gérer un hôtel peut être complexe sans les outils appropriés. Actuellement, la digitalisation est indispensable pour simplifier la gestion hôtelière.
Divers outils et solutions numériques dédiés à la gestion des opérations hôtelières sont disponibles sur le marché. Cependant, comment prendre la décision adéquate ? Comment déterminer la meilleure voie à suivre et pourquoi ? Cet article répond à ces questions cruciales. Voici quelques aspects essentiels à prendre en compte lors du processus de sélection d’un PMS.
Tout d’abord, Un PMS, c’est quoi ?
Avec la digitalisation du secteur touristique et l’émergence de nouveaux acteurs numériques tels qu’Airbnb, la concurrence entre les hôtels et les hébergements s’est considérablement intensifiée. Cette rivalité directe avec les logements personnalisés souligne l’importance d’optimiser la productivité opérationnelle et de proposer une expérience client distinctive.
Utilisé aussi bien par les hôtels indépendants que par les chaînes hôtelières, les résidences de vacances ou les hébergements des parcs de loisirs, le PMS remplace de manière efficace l’utilisation de tableurs Excel, qui sont chronophages et présentent des risques d’erreurs significatifs.
Ainsi, le logiciel PMS remplit plusieurs fonctions. Il optimise la productivité, permettant une gestion plus efficace et automatisée des hôtels et des hébergements. Les employés peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée au service de l’expérience client. Cet aspect est renforcé par une meilleure connaissance du client et de ses préférences, permettant une personnalisation du séjour et un suivi post-départ.
De plus, cela offre aux équipes dirigeantes l’opportunité de fournir aux employés des outils techniques favorisant la mobilité, l’efficacité, l’innovation et une meilleure synchronisation entre les collègues.
En résumé, le PMS (Système de Gestion des Établissements) est un logiciel qui centralise toutes les informations et activités liées aux établissements d’hébergement tels que les hôtels, les résidences, les complexes touristiques et les parcs de loisirs. Son objectif est de simplifier le fonctionnement global de l’hôtel et d’améliorer la visibilité ainsi que la gestion stratégique grâce à une vision intégrée des activités de l’établissement.
Les étapes pour choisir un bon PMS:
1. Savoir à quels besoins il répond
La première étape cruciale consiste à comprendre précisément l’utilité du logiciel fourni, en identifiant ses caractéristiques et en évaluant comment il répond aux besoins spécifiques de votre hôtel.
Il est parfois difficile de définir de manière claire les besoins de votre établissement ou les opportunités numériques qui peuvent vous être bénéfiques. Cela est tout à fait normal.
Les caractéristiques d’un bon PMS sont :
Vue d’ensemble complète et détaillée des plannings de réservation : Accédez au calendrier intégral, couvrant les dates passées, actuelles et futures. Cette fonctionnalité garantit que votre emploi du temps reste constamment à jour.
Gestion des réservations : Personnalisez les réservations des clients, attribuez les chambres, gérez les acomptes, etc. Créez des dossiers pour accéder facilement aux informations de voyage cruciales telles que le pays d’origine, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, les préférences alimentaires. Vérifiez la validité des coordonnées bancaires.
Facturation : Simplifiez la gestion des modes de paiement, déduisez les paiements déjà effectués. Prenez en charge les forfaits demi-pension ou pension complète et traitez toutes les formes de factures clients ou fournisseurs.
Gestion des arrivées et des départs (check in / check out) : En plus de la vue d’ensemble, cette option permet une gestion rapide des arrivées et des départs pour des jours, des semaines ou des mois. Facilitez l’enregistrement des voyageurs.
Analyse et rapports : À partir de l’option de facturation, un bon PMS devrait fournir des analyses et des rapports précis, idéaux pour des prévisions annuelles et mensuelles. Personnalisez également votre commande et le fonctionnement global de l’hôtel.
Gestion des chambres, du ménage, des points de vente, du restaurant, du stock, du personnel.
Le PMS assure transparence et traçabilité.
Adaptabilité.
Si le logiciel décrit remplit ces fonctions, vous pouvez passer à la phase 2 de nos suggestions pour approfondir votre analyse.
2. Tout d’abord, comment ça marche ?
Les excellentes caractéristiques du logiciel ne suffisent pas. Quels sont ses véritables avantages ? Vous devriez vous poser cette question ultérieurement. Un PMS efficace doit être convivial et intuitif, conçu pour simplifier votre vie et la rendre moins complexe. Alors, quels aspects devons-nous privilégier ? Lors de la démonstration du produit, accordez une attention particulière au « tableau de bord », le poste de pilotage où tous les aspects du logiciel sont gérés. Ainsi, le tableau de bord doit être simple, offrant une vue claire. Un élément qui fait souvent la différence dans l’utilisation d’un PMS est sa capacité à automatiser les tâches. Bien que le logiciel puisse effectuer de nombreuses fonctions, chacune d’elles exige du temps et de l’énergie. Automatiser les fonctions configurées une fois permet de gagner un temps précieux.
3. Compatibilité avec d’autres logiciels
Le PMS seul ne constitue pas l’ensemble des outils de gestion d’un hôtel. D’autres logiciels peuvent également être utiles. Cependant, si vous souhaitez éviter la multiplication des points d’accès et des connexions, un PMS performant peut servir d’interface pour tous ces logiciels. Nous en sommes donc à la troisième étape de ce guide. Recherchez un PMS compatible avec d’autres logiciels, offrant une interface unique pour gérer l’ensemble de vos logiciels (Channel Manager, CRM, Yield Management, Sites Internet)… Certains PMS, via leur « tableau de bord », permettent un accès complet et un contrôle total sur tous vos outils.
4. Son support client
Un moyen efficace de déterminer si un logiciel convient à vos besoins est d’explorer son historique ainsi que celui du fournisseur. L’industrie hôtelière, en raison de ses normes spécifiques, requiert une approche particulière. Il est crucial d’évaluer les logiciels conçus par des professionnels de l’industrie hôtelière, des experts qui comprennent parfaitement les enjeux.
Cette approche garantit une meilleure compréhension et un service client plus adapté. Vous pouvez avoir confiance que chaque interaction avec le service client sera facilitée par une compréhension approfondie des défis propres à votre secteur.
5. Gestion des droits d’accès
Il est évident que le PMS offre de nombreuses possibilités. Si vous choisissez d’en faire l’interface principale pour tous vos outils de gestion, il devient indispensable pour votre hôtel.
Le contrôle d’accès revêt une importance particulière pour des outils de cette envergure, qui gèrent des aspects tels que les réservations, les plannings de nettoyage, les factures, etc.
La gestion du PMS doit être accessible à plusieurs personnes à différentes étapes. En effet, si vous êtes habitué à gérer les réservations, il peut arriver que vous ne puissiez pas le faire à un moment donné. Il est donc nécessaire d’autoriser un autre membre de l’équipe à accéder à la partie réservée.
Il est compréhensible que vous ne vouliez pas accorder un accès complet à toutes les parties du PMS à tous les employés. Par exemple, la responsable du ménage n’aura peut-être pas besoin d’accéder aux rapports ou aux factures des clients. C’est pourquoi la gestion des droits d’accès ne doit pas être négligée.
6- Son rapport qualité/prix:
Après avoir examiné les points précédents, vous devriez être en mesure de déterminer si le prix proposé est raisonnable. Profitez des avantages en termes d’abordabilité en comparant avec les marchés, les offres et les concurrents. La première étape consiste à vérifier ce qui est inclus dans le prix, comme pour tout achat. Soyez attentif aux éventuels coûts cachés. La transparence des prix est essentielle, et ces derniers ne devraient pas être modifiés si l’offre reste la même. Les formules proposant plusieurs options pour s’adapter à la taille de votre hébergement offrent généralement le meilleur rapport qualité-prix.
Opter pour un seul fournisseur pour l’ensemble de vos outils numériques présente des avantages concrets.
- Centralisation des outils
- Assurez-vous que les logiciels sont entièrement compatibles entre eux, étant donné qu’ils proviennent tous de la même technologie
- Bénéficiez d’un support client spécialisé dans les logiciels, inclus dans le prix de la formule
- Une tarification évolutive en fonction de votre taille. Vous payez uniquement pour les services que vous utilisez !
