La gestion d’un hôtel peut être compliquée sans les bons outils. Aujourd’hui, la digitalisation est incontournable pour simplifier la gestion hôtelière.
Une variété d’outils et de solutions numériques pour la gestion des opérations hôtelières sont sur le marché. Mais comment faire le bon choix ? Comment savoir où aller et pourquoi ? Cet article répond à toutes ces questions. Voici quelques points importants à considérer lors du choix d’un PMS.
Tout d’abord, Un PMS, c’est quoi ?
Avec la digitalisation du tourisme et l’avènement de nouveaux acteurs du numérique et pure players comme Airbnb, la concurrence entre hôtels et hébergements s’est généralement fortement intensifiée. Cette concurrence directe de l’hébergement personnalisé accroît la nécessité d’optimiser la productivité opérationnelle et d’offrir une expérience client différenciée.
Utilisé aussi bien par les hôtels indépendants que par les chaines hôtelières, les résidences de vacances ou les hébergements des parcs des loisirs, le PMS remplace efficacement l’utilisation des tableurs Excel, chronophages et qui engendrent des risques d’erreurs importants.
Par conséquent, le logiciel PMS a plusieurs rôles. Ils optimisent la productivité et permettent une gestion plus efficace et automatisée des hôtels et des hébergements. Les employés peuvent également se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée au service de l’expérience client. Cet aspect est encore renforcé par l’approfondissement de la connaissance du client et de ses déplacements pour personnaliser et personnaliser son séjour post-départ et son suivi.
C’est aussi l’occasion pour les équipes dirigeantes de mettre à disposition des employés des outils techniques permettant mobilité, efficacité, innovation et une meilleure synchronisation entre les collègues.
Donc pour résumer:
Le PMS (Property Management System) ou Système de Gestion des Établissements est un logiciel qui gère l’ensemble des informations et des activités liées aux établissements d’hébergements (hôtels, résidences, complexes touristiques, parcs de loisirs…).
L’objectif est de simplifier le fonctionnement de l’ensemble de l’hôtel et de gagner en visibilité et en pilotage stratégique, grâce à la vision intégrée des activités de l’hôtel.
Les étapes pour choisir un bon PMS:
1. Savoir à quels besoins il répond
La première étape importante est de savoir exactement à quoi sert le logiciel fourni. Quelles sont ses caractéristiques ? A quels besoins répond mon hôtel ?
Vous ne savez pas toujours comment définir clairement vos besoins ou les opportunités numériques qui s’offrent à vous. C’est parfaitement normal.
Les caractéristiques d’un bon PMS sont :
Visualisation globale et détaillée des plans de réservation : Visualisez l’intégralité du calendrier. C’est-à-dire les dates passées, les dates actuelles et les dates futures. Cette fonction vous permet de garder votre emploi du temps à jour indéfiniment.
Gestion des réservations : personnalisez les réservations des clients, les attributions de chambres, les acomptes, etc. Créez des fichiers pour retrouver facilement les informations de voyage importantes (pays d’origine, adresse e-mail, numéro de téléphone, repas). Vérifiez la validité de vos coordonnées bancaires.
Facturation : gérez simplement votre mode de paiement et déduisez les versements déjà effectués. Elle gère également les forfaits demi-pension ou pension complète et traite toutes formes de factures clients ou fournisseurs.
Gestion des arrivées et des départs (check in / check out): en plus de la vue de planification, cette option vous permet de voir rapidement les arrivées et les départs pour des jours, des semaines ou des mois. Mais aussi pour gérer l’enregistrement des voyageurs. Analyse et rapports : depuis l’option de facturation, un bon PMS devrait être en mesure de fournir une analyse et des rapports précis. C’est idéal pour faire des prévisions annuelles et mensuelles. Alternativement, vous pouvez personnaliser votre commande et le fonctionnement général de l’hôtel.
Gestion des chambres, du housekeeping (ménage), points de vente, du restaurant, du stock, du personnel.
Le PMS assure la Transparence et la traçabilité.
Adaptabilité.
Si le logiciel présenté remplit ces fonctions, vous pouvez passer à la phase 2 de nos suggestions pour poursuivre votre analyse.
2. Tout d’abord, comment ça marche ?
Les belles caractéristiques du papier ne suffisent pas. Qu’apporte-t-il vraiment ? Vous devrez vous poser cette question plus tard. Un bon PMS doit être facile à utiliser et intuitif. Cela devrait être fait pour vous rendre la vie plus facile et moins compliquée. Alors, sur quoi devrions-nous nous concentrer ? Dans la démonstration du produit, faites attention au « tableau de bord ». C’est la position du pilote. Tous les logiciels sont gérés ici. Par conséquent, le tableau de bord doit être simple avec une vue claire. Un facteur qui fait souvent la différence lors de l’exécution de PMS est la capacité à automatiser les tâches. Vous pouvez faire beaucoup de choses avec ce logiciel, mais chacune demande beaucoup de temps et d’énergie. Si vous pouvez automatiser toutes les fonctions que vous avez configurées une fois, vous pouvez gagner un temps précieux.
3. Compatibilité avec d’autres logiciels
Le PMS à lui seul ne représente pas tous les outils de gestion d’un hôtel. D’autres logiciels peuvent également vous aider. Cependant, si vous ne souhaitez pas multiplier les points d’accès et de connexion, un bon PMS peut être l’interface de tous ces logiciels. Nous en sommes donc au point 3 de ce guide. Recherchez un PMS compatible avec d’autres logiciels et offrant une interface unique pour gérer tous vos logiciels (Channel Manager, CRM, Yield Management, Sites Internet)… A travers le « tableau de bord », certains PMS vous donnent accès et vous donnent un contrôle total sur tous vos outils.
4. Son support client
Un bon moyen de savoir si votre logiciel vous convient est son histoire et l’histoire du vendeur. En fait, l’industrie hôtelière est un milieu particulier, un milieu qui est régi par des normes. Il est important d’examiner les logiciels développés par des personnes de l’industrie hôtelière. Des gens qui savent de quoi ils parlent.
Cette approche garantit une meilleure écoute et un meilleur service client. Soyez assuré que chaque fois que vous aurez besoin de contacter le service client, vous serez compris.
5. Gestion des droits d’accès
Vous comprendrez que beaucoup de choses sont possibles à partir du PMS. Si vous décidez d’en faire une interface pour tous les outils de gestion, ce sera un incontournable pour votre hôtel.
Le contrôle de l’accès est important pour les outils de cette envergure qui gèrent les réservations, les horaires de nettoyage des installations, les factures, etc.
Le PMS doit être gérable par plusieurs personnes à différentes étapes. En fait, si vous avez l’habitude de gérer des réservations, vous ne pourrez pas le faire un jour. Vous devez autoriser un autre membre de l’équipe à accéder à la partie réservée.
Il est normal de ne pas vouloir que tous les employés aient accès à toutes les parties du PMS. En fait, la responsable housekeeping n’a pas nécessairement besoin d’avoir accès aux rapports ou aux factures des clients. Pour cette raison, la gestion des droits d’accès ne doit pas être ignorée.
6- Son rapport qualité/prix:
Après avoir passé en revue les points précédents, vous devez savoir si le prix proposé est raisonnable. Profitez des avantages de l’abordabilité par rapport aux marchés, aux offres et aux concurrents. La première étape consiste à s’assurer qu’il est inclus dans le prix, comme pour tout achat. Portez une attention particulière aux prix cachés. Le prix est clair et ne doit pas être modifié si l’offre est la même. Les formules avec de multiples options pour s’adapter à la taille de votre hébergement sont du meilleur rapport qualité-prix.
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